Ένα από τα σημαντικότερα τμήματα μιας ξενοδοχειακής μονάδας, είναι το τμήμα προμηθειών καθώς ευθύνεται για τον προγραμματισμό και την κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης σε πρώτες ύλες απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία της. Στο τέλος της σεζόν το τμήμα καλείται να τακτοποιήσει τα αποθέματα με στόχο να εξοικονομήσει πόρους για την επιχείρηση. Το πώς μπορεί να πραγματοποιηθεί σωστά η διαχείριση της αποθήκης, εξηγείται μέσα σε 5 απλές συμβουλές!
Είναι εύκολα αντιληπτό ότι η επιτυχία του τμήματος της Αποθήκης και των Προμηθειών ενός ξενοδοχείου είναι να προγραμματίζει τις αγορές, τα είδη, την ποιότητα, τις προδιαγραφές και φυσικά την ποσότητα των προϊόντων. «Η αποθήκευση είναι συμπληρωματική λειτουργία των αγορών, της παραγωγής και της πώλησης». Οι αγοραζόμενες ύλες αφού παραγγελθούν και παραληφθούν, τοποθετούνται στην αποθήκη για να διατηρηθούν και να χρησιμοποιηθούν για την κάλυψη των αναγκών του ξενοδοχείου. Σε ένα ξενοδοχείο συνεχούς λειτουργίας, η διαδικασία του τμήματος της αποθήκης εντάσσεται σε ένα σύνηθες πλαίσιο λειτουργίας. Σε ένα εποχικό όμως ξενοδοχείο που ενώ γνωρίζει την ημερομηνία που θα κλείσει, δεν είναι ξεκάθαρο πάντα το πλήθος των κρατήσεων της τελευταίας στιγμής, οι κίνδυνοι του τμήματος είναι αρκετοί, με αποτέλεσμα η επιχείρηση είτε να έχει οικονομική ζημία κρατώντας επιπλέον απόθεμα, είτε οι οριακές παραγγελίες να αφήσουν το ξενοδοχείο χωρίς προϊόντα.
TIP #1: Για την επιτυχή διαχείριση της λειτουργίας της αποθήκης, είναι σημαντικό να πραγματοποιείται ενδελεχής έλεγχος των αποθεμάτων των πρώτων υλών. Πώς όμως μπορείτε να έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα;
Ο υπεύθυνος αποθήκης γνωρίζοντας τις ανάγκες λειτουργίας του ξενοδοχείου, κάνει τις παραγγελίες του με συχνότητα που εξυπηρετεί το ξενοδοχείο και τον προμηθευτή. Στη συνέχεια παραλαμβάνει τα εμπορεύματα, ελέγχοντας τα είδη, την ποσότητα, την ποιότητα και τις τιμές. Το επόμενο βήμα είναι η διανομή των αγαθών στα επιμέρους τμήματα του ξενοδοχείου, όπως την κουζίνα, το μπαρ, τα εστιατόρια, το housekeeping, το mini bar, αλλά και τα τμήματα εκδηλώσεων – συνεδρίων. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την αποθήκευση των αγαθών με τη μέθοδο FIFO “first in, first out” για να καλυφθεί το απόθεμα για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα μέχρι την επόμενη παραγγελία.
Μια οργανωμένη διαδικασία παραγγελιοληψίας βοηθά σημαντικά στην αποφόρτιση της εργασίας αρκετών τμημάτων του ξενοδοχείου, καθώς και του εμπλεκόμενου ανθρώπινου δυναμικού.
TIP #2: Εστιάστε στο να πραγματοποιείτε σωστά τη διαδικασία της απογραφής, καθώς θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρήματα. Δείτε ποιοι πρέπει να είναι οι βασικοί στόχοι κατά την καταγραφή των διαθέσιμων αποθεμάτων.
Το λογιστήριο του ξενοδοχείου είναι προτιμότερο να έχει λιγότερα τιμολόγια για καταχώρηση και μαζεμένα υπόλοιπα προμηθευτών που πρέπει να κλείσουν, από το να έχει συνεχώς νέα έγγραφα σε μια αποθήκη χωρίς προγραμματισμό. Το εργαλείο για την αποφυγή τέτοιων προβλημάτων, δεν είναι άλλο από την απογραφή. Οι βασικοί στόχοι της διαδικασίας απογραφής είναι:
Να προσδιοριστεί η αξία του διαθέσιμου αποθέματος. Αυτό θα δείξει αν το ύψος των αποθεμάτων που διατηρούνται στους αποθηκευτικούς χώρους είναι μεγάλο ή μικρό και εάν η συνολική τους αξία είναι στα καθορισμένα επίπεδα της επιχείρησης.
Να προσδιοριστεί η τιμή ανακύκλωσης των αποθεμάτων για τις διάφορες κατηγορίες τροφίμων και ποτών.
Να διαπιστωθεί αν και κατά πόσο λειτουργεί σωστά η αποθήκη. Επίσης αν υπάρχουν απώλειες να διερευνηθούν οι αιτίες.
TIP #3: H ηλεκτρονική διαχείριση της αποθήκης μεγιστοποιεί τα οφέλη για τον ξενοδόχο. Δείτε πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε τις νέες τεχνολογίες για την επίτευξη του στόχου.
Η σύγχρονη τεχνολογία παρέχει ένα πλήθος από προγράμματα ηλεκτρονικής διαχείρισης αποθήκης που βοηθούν σημαντικά τα ξενοδοχεία στην ορθή και γρήγορη λήψη αποφάσεων στο θέμα των παραγγελιών και του αποθέματος. Έτσι, μέσω του υπολογιστή, δίνεται στο τμήμα διαχείρισης της αποθήκης η δυνατότητα της επισήμανσης είδους με κατώτατο επιτρεπόμενο απόθεμα, ενημερώνοντας έγκαιρα για ελλείψεις το τμήμα. Επίσης, με τη δυνατότητα δημιουργίας συνταγών, μπορεί να επιτευχθεί ο έλεγχος της διακίνησης ανά είδος, μπορούν να ελεγχθούν οι καταναλώσεις, αλλά και τα αποθέματα που υπάρχουν στο ξενοδοχείο ανά πάσα στιγμή.
Φυσικά όλα όσα περιγράφουμε είναι μια τυπική διαδικασία στην λειτουργία της αποθήκης. Τι γίνεται όμως με τις κρατήσεις της τελευταίας στιγμής (last minute); Η επικοινωνία του τμήματος κρατήσεων και του τμήματος πωλήσεων έχει σκοπό την άμεση ενημέρωση των υπόλοιπων τμημάτων αναφορικά με κρατήσεις ή πιθανά events που μπορεί να προκύψουν την τελευταία στιγμή. Αυτή η επικοινωνία θα παίξει σημαντικό ρόλο στην ομαλή λειτουργία της αποθήκης ενός ξενοδοχείου. Είναι γεγονός ότι οι μονάδες φιλοξενίας πάντα κρατούν ένα απόθεμα ασφαλείας, ωστόσο κάποιες φορές και ειδικά στο τέλος της σεζόν αυτό φθίνει. Έτσι λοιπόν, πρέπει να προσαρμόζονται τα μενού ανάλογα με το απόθεμα που υπάρχει. Η ποσοτική πρόβλεψη και ο προσδιορισμός του όγκου της παραγγελίας γίνεται σε συνεννόηση με τον Food & Beverage Manager, τον Chef, τον Pastry Chef και όποιον άλλο προϊστάμενο εμπλέκεται στην διαδικασία.
Η γνώση και η εμπειρία των υπευθύνων του τμήματος, συνεισφέρουν στην ορθή ανάλυση των μενού και την «ανακύκλωση» των πρώτων υλών που χρησιμοποιούνται για την εκτέλεσή τους.
TIP #4: Η επιλογή των κατάλληλων προμηθευτών-συνεργατών αποτελεί μια σημαντική διαδικασία, καθώς συμβάλλει καταλυτικά στην ασφάλεια του ξενοδοχείου και επιδρά θετικά στη διαχείριση της αποθήκης.
Επίσης, κατά την επιλογή των προμηθευτών ένα από τα βασικά κριτήρια είναι η αμεσότητα στις παραδόσεις και η ποικιλία των προϊόντων. Η ποιότητα, οι τιμές και οι υπηρεσίες που παρέχει ένας προμηθευτής στο ξενοδοχείο τον κάνουν εν δυνάμει συνεργάτη. Ο διακανονισμός στις πληρωμές, ο τρόπος παραδόσεων και οι επιστροφές, είναι υπηρεσίες απαραίτητες για το ξενοδοχείο, φέρνοντας το κριτήριο “τιμή” κάποιες φορές σε δεύτερη μοίρα. Οι σχέσεις συνεργασίας πρέπει να είναι win-win για να μπορεί να υπάρχει αμοιβαία εμπιστοσύνη. Το ξενοδοχείο μπορεί στο τέλος της σεζόν με ειδικές συμφωνίες να κάνει επιστροφές προϊόντων για να αδειάζει την αποθήκη του.
Σε οικονομική κλίμακα είναι τελείως λάθος να δεσμεύει μια επιχείρηση χρήματα στην αποθήκη της. Επιπλέον, η αποθήκευση αγαθών για μεγάλο χρονικό διάστημα εγκυμονεί κινδύνους:
Μεγάλη περίοδος αποθήκευσης προϊόντων με κίνδυνο να λήξουν και να πρέπει να πεταχτούν. Αποτέλεσμα = Οικονομική ζημία
Ακατάλληλες θερμοκρασίες αποθήκευσης, εάν το ξενοδοχείο είναι κλειστό, με συνέπεια την αλλοίωση των αγαθών. Αποτέλεσμα = Οικονομική ζημία
Ανεπαρκής εξαερισμός, κλειστό ξενοδοχείο. Ανεπαρκής υγιεινή με κίνδυνο εμφάνισης τρωκτικών και ξενιστών. Αποτέλεσμα = Οικονομική ζημία και κίνδυνος δημόσιας υγείας.
TIP #5: Οργανώστε έγκαιρα την ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων του ξενοδοχείου σας και δείτε αναλυτικά τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να αξιοποιήσετε τα προϊόντα που δεν καταναλώθηκαν στο τέλος της σεζόν!
Γνωρίζουμε ότι υπάρχουν προϊόντα μακράς διάρκειας που μπορούν να αποθηκευτούν σε μικρές ποσότητες, χωρίς ιδιαίτερο πρόβλημα. Μια τέτοια κατηγορία είναι για παράδειγμα τα χημικά προϊόντα, τα απορρυπαντικά, τα σαπούνια και τα χαρτικά.
Ο αρχικός σχεδιασμός του ξενοδοχείου είναι να γίνεται σταδιακή μείωση των αποθεμάτων ως το κλείσιμο της σεζόν. Παρόλα αυτά αν δεν υπάρχει δυνατότητα επιστροφής στον προμηθευτή προϊόντων που δεν καταναλώθηκαν, η διοίκηση του ξενοδοχείου κατά το κλείσιμο της σεζόν μπορεί να κάνει δωρεές. Μια επιπλέον επιλογή που συνηθίζεται είναι κάθε φορά που τελειώνει η τουριστική σεζόν, να λαμβάνει χώρα ένα πάρτυ για το προσωπικό με το μενού να προσαρμόζεται στην αξιοποίηση των αποθεμάτων.
Είναι ξεκάθαρο το πόσο σημαντικός είναι ο ρόλος του τμήματος προμηθειών – αποθήκης στις μονάδες φιλοξενίας. Η καρδιά του ξενοδοχείου είναι η αποθήκη του. Η συνέπεια και η επάρκεια σε αγαθά, κάνουν δυνατή την αξιόπιστη λειτουργία του ίδιου του ξενοδοχείου. Οι τιμές, καθώς επίσης και η ορθή αποθήκευση των προϊόντων, καθιστούν την επιχείρηση σε μεγάλο βαθμό επικερδή με ελαχιστοποίηση ζημιών. Η αύξηση της απόδοσης επηρεάζεται σε μέγιστο βαθμό από το μάνατζμεντ του τμήματος προμηθειών. Ο συνεχής έλεγχος σε συνδυασμό με την τήρηση των προτύπων και των προδιαγραφών αποτελούν δικλείδα ασφαλείας για το μέλλον του ίδιου του ξενοδοχείου.
Επίλογος
Δεδομένου ότι η αποθήκη θεωρείται ένα από τα πιο σημαντικά τμήματα ενός ξενοδοχείου, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε ένα ακριβές πρωτόκολλο απογραφής. Αυτό θα οδηγήσει επίσης στη βιωσιμότητα του ξενοδοχείου και θα μεγιστοποιήσει τα οφέλη για τον ξενοδόχο. Ειδικά πριν από το τέλος της σεζόν, το τμήμα υποχρεούται να διευθετήσει τον χώρο αποθήκευσής του με την εφαρμογή διαφορετικών τεχνικών, το οποίο συμβάλει και στην ασφάλεια του ξενοδοχείου.
Comments