Όσο πιο συχνά και λεπτομερώς γίνονται τα βραδινά reports, τόσο πιο αναλυτική εικόνα έχουμε για τις ταμειακές ροές του ξενοδοχείου. Σε αυτό το άρθρο, θα βρείτε τα reports που θα πρέπει να συμπεριλάβετε στο night audit του ξενοδοχείου σας, προκειμένου να έχετε μια πλήρη εικόνα των ημερήσιων συναλλαγών σας και να πετύχετε τη συγχρονισμένη λειτουργία όλων των τμημάτων σας.
Για την ομαλή λειτουργία μιας ξενοδοχειακής μονάδας, πρέπει στο τέλος της κάθε ημέρας να γίνονται τα βραδινά reports, που είναι απαραίτητα εργαλεία για κάθε ξενοδόχο ανεξαρτήτως κατηγορίας. Τα βραδινά reports είναι σημαντικά για την καταγραφή των συναλλαγών των επισκεπτών και τη διασταύρωσή τους με το front office account του ξενοδοχείου, καθώς με αυτό τον τρόπο αξιολογούμε και κλείνουμε τις καθημερινές ταμειακές ροές, έχοντας μια πλήρη εικόνα των κινήσεων των επισκεπτών μας, ποιος έκανε check-in ή check-out και πώς έγιναν οι αντίστοιχες συναλλαγές εντός της ημέρας.
Τα reports αυτά είναι γνωστά και ως night audit, μιας και γίνονται το βράδυ, όταν μπορούμε να δούμε το σύνολο των ημερήσιων κρατήσεων και συναλλαγών που έγιναν. Ανάλογα με την ξενοδοχειακή μας μονάδα και τις απαιτήσεις μας, τα βραδινά reports μπορεί να αφορούν από μια απλή χειρόγραφη καταγραφή έως μια πολυσύνθετη διαδικασία μέσα από εφαρμογές με αναλυτικές καρτέλες πελατών, ταμειακές ροές κ.ά.
Ένα ολοκληρωμένο night audit περιέχει reports για τις συναλλαγές εσόδων, τις κρατήσεις, την κατάσταση των δωματίων, τους λογιστικούς λογαριασμούς των επισκεπτών και τις πιστώσεις έως εκείνη την ώρα. Όσο πιο συχνά και λεπτομερώς γίνονται τα βραδινά reports, τόσο πιο αναλυτική εικόνα έχουμε για τις ταμειακές ροές του ξενοδοχείου. Παρακάτω θα βρείτε τα reports που θα πρέπει να συμπεριλάβετε στο night audit του ξενοδοχείου σας, προκειμένου να έχετε μια πλήρη εικόνα των ημερήσιων συναλλαγών σας και όλα τα τμήματα να λειτουργούν συγχρονισμένα.
1. Καταγραφή λογιστικής πληρωμών των επισκεπτών ανά ημέρα (Payment Ledger Report)
Ο νυχτερινός ελεγκτής ξενοδοχείου ελέγχει και διασταυρώνει τις εισπράξεις από τις κρατήσεις των επισκεπτών που πραγματοποιήθηκαν ανά ημέρα και το εάν καταγράφηκαν σωστά με τις αντίστοιχες χρεώσεις, διασφαλίζοντας με αυτό τον τρόπο ότι όλες οι συναλλαγές κάθε είδους, όπως είναι τα μετρητά, η χρήση πλαστικού χρήματος και οι καταθέσεις έχουν καταγραφεί στους λογαριασμούς των εκάστοτε επισκεπτών. Ως ξενοδόχος, μέσα από την καταγραφή αυτή, θα έχετε πλήρη εικόνα των ημερήσιων συναλλαγών των πελατών σας και θα γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή τις οικονομικές εκκρεμότητές τους, τις εισπράξεις έως τώρα ανά δωμάτιο, το λογιστικό υπόλοιπο και το αν μια κράτηση παραμένει σε εκκρεμότητα ή έχει εξοφληθεί.
2. Διασταύρωση πληρότητας και κατάστασης δωματίων (Occupancy & Room Status Report)
Καθώς είναι αναμενόμενο να υπάρξουν over-bookings και άρα προβλήματα στη διαθεσιμότητα και την κατάσταση δωματίων, ο νυχτερινός ελεγκτής καλείται να προβεί σε έλεγχο και αξιολόγηση της κατάστασης των δωματίων, της καθαριότητάς τους αλλά και των αναφορών πληρότητας, για να αναδιαμορφώσει τις κρατήσεις αντίστοιχα. Σε περίπτωση που υπάρξουν προβλήματα με την κατάσταση κάποιων κλινών ή με τη διαθεσιμότητα δωματίων, θα πρέπει να δημιουργηθεί ένα πλάνο με τις αντίστοιχες λύσεις από το προηγούμενο βράδυ. Εδώ ο ρόλος του νυχτερινού ελεγκτή είναι ιδιαίτερα σημαντικός. Στην περίπτωση που το πρόβλημα εντοπιστεί την επόμενη ημέρα κατά το check-in της αντίστοιχης κράτησης, δεν θα είναι εφικτό να βρεθεί άμεση και εύκολη λύση. Επιπλέον, δεν θα είναι κομψό προς τον πελάτη μας να βλέπει το front office να τρέχει πανικόβλητο να βρει μια λύση της τελευταίας στιγμής.
3. Επαλήθευση των μη εμφανιζόμενων κρατήσεων της ημέρας (Non-Show Report)
Με την καταγραφή των μη εμφανιζόμενων κρατήσεων στο front office ελέγχουμε πλήρως ποιες κρατήσεις μας δεν εμφανίστηκαν, αποδεσμεύουμε τα δωμάτια ως διαθέσιμα όπου είναι εφικτό και διασφαλίζουμε ότι θα γίνουν οι κατάλληλες χρεώσεις όπως ορίζουν οι όροι κράτησης. Επιπλέον, ο ελεγκτής φροντίζει να ενημερώσει το front office για τη μη εμφάνιση των πελατών, ώστε, σε περίπτωση που το τμήμα δεν ήταν ενήμερο, να δρομολογηθούν άμεσα οι διαδικασίες επικοινωνίας με τον πελάτη και να γίνουν γνωστοί οι λόγοι της μη εμφάνισής του καθώς και το αν έχει αλλάξει κάτι στις ημερομηνίες κράτησής του.
4. Εξισορρόπηση όλων των λογαριασμών του κέντρου εσόδων (Trial Balance Report)
Η διαδικασία αυτή είναι αρκετά απαιτητική και χρειάζεται να έχουμε καταγεγραμμένες όλες τις ταμειακές εισροές, όπως είναι οι προκαταβολές και οι πληρωμές των δωματίων, οι έξτρα παροχές που ζητήθηκαν από τους πελάτες, η κατανάλωση τροφίμων και ποτών από το bar/εστιατόριο του ξενοδοχείου καθώς και κάθε άλλη παροχή που έχει επιπλέον κόστος.
Ο νυχτερινός ελεγκτής καλείται να συγκεντρώσει, να καταγράψει και να διασταυρώσει όλα τα ημερήσια έσοδα ανά πελάτη/δωμάτιο, για να έχουμε μια πλήρη καρτέλα ελέγχου του λογαριασμού του. Η εξισορρόπηση αυτή λέγεται και ‘trial balance’, μιας και δημιουργείται μια ημερήσια εικόνα των συνολικών εσόδων μας ανά πελάτη.
5. Επαλήθευση των τιμών των δωματίων (Verify Room Rate Report)
Είναι σημαντικό να ελέγχουμε τις τιμές των δωματίων μας και να τις συγκρίνουμε με τις τιμές κράτησης των πελατών μας, καθώς έτσι μπορούμε να διασφαλίζουμε ότι οι πραγματικές τιμές των κρατήσεων ανταποκρίνονται στις τιμές των δωματίων (rack rate). Με αυτό τον τρόπο, ελέγχουμε τυχόν λάθη στις τιμές των κρατήσεων, για να προβούμε στις αντίστοιχες ενέργειες.
6. Φορολογική έκθεση των κρατήσεων (Tax Report)
Στο συγκεκριμένο report καταγράφονται όλοι οι φόροι και οι χρεώσεις προς το κράτος, που έχουν καταχωρηθεί για την τρέχουσα ημερομηνία, μήνα και έτος. Έχοντας ένα τέτοιο report, μπορούμε ανά πάσα στιγμή να δούμε τους φόρους ανά κράτηση αλλά και να αφαιρέσουμε από τυχόν χρεώσεις τις κρατήσεις που δεν εμφανίστηκαν ή ακυρώθηκαν. Δεδομένου ότι οι φόροι και τα τέλη βασίζονται συνήθως σε μια υπηρεσία που έχει παρασχεθεί, είναι σημαντικό να ελέγχουμε τακτικά τις κρατήσεις μας για να βεβαιωθούμε ότι τα φορολογικά στοιχεία σε αυτήν την αναφορά συμπληρώνονται σωστά. Με τη χρήση των φορολογικών reports εξοικονομούμε χρόνο και μπορούμε να γνωρίζουμε τις φορολογικές μας χρεώσεις στο κράτος ανά τρίμηνο.
Fun Fact!
Γνωρίζετε γιατί τα βραδινά reports ονομάστηκαν night audit;
Πριν από την έλευση των αυτοματοποιημένων συστημάτων front office, η καταλληλότερη ώρα για την καταγραφή των reports ήταν αργά το βράδυ ή νωρίς το πρωί, δεδομένου ότι αυτές τις ώρες οι επισκέπτες και οι απαιτήσεις των τμημάτων είναι λιγότερες από κάθε άλλη ώρα της ημέρας. Τις ώρες αυτές οι ελεγκτές μπορούσαν να επικεντρωθούν στη διαδικασία και να καταγράψουν τα συγκεκριμένα reports. Εξ αυτού ονομάστηκαν νυχτερινός έλεγχος (night audit), διατηρώντας την ονομασία αυτή και στη συνέχεια. Παρά τη χρήση των αυτοματοποιημένων συστημάτων, οι βραδινές ώρες παραμένουν οι καταλληλότερες για τη δημιουργία των reports ακόμα και σήμερα, μιας και το τμήμα μπορεί να λειτουργήσει άνετα χωρίς τον φόρτο εργασίας που υπάρχει μέσα στην ημέρα.
Επίλογος
Τα βραδινά reports είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση της απρόσκοπτης λειτουργίας του ξενοδοχείου από τη μια εργάσιμη ημέρα στην επόμενη. Επαληθεύουν τις ημερήσιες καταχωρήσεις, διασταυρώνουν τους ταμειακούς λογαριασμούς και δημιουργούν σωστές γέφυρες επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων του καταλύματος. Με τα night audits έχουμε πλήρη λογιστική εικόνα των εσόδων, των πελατών μας, των κρατήσεων, την κατάσταση των δωματίων και τη διαθεσιμότητά τους.
Η καταγραφή τους μπορεί να γίνει χειρόγραφα με στυλό και χαρτί ή ακόμα καλύτερα χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης ξενοδοχειακών μονάδων, τα λεγόμενα Hotel PMS. Όπως είναι φυσικό, μπορεί να είμαστε αρκετά εξοικειωμένοι με τη χρήση της χειρόγραφης καταγραφής και να εμπιστευόμαστε τις ικανότητες του βραδινού ελεγκτή μας, όμως δεν παύει να είναι μια χρονοβόρα και κουραστική διαδικασία με μεγάλη πιθανότητα λαθών.
Από την άλλη, χρησιμοποιώντας ένα σύστημα Hotel PMS, οι διαδικασίες αυτοματοποιούνται, τα reports καταγράφονται άμεσα, οι διασταυρώσεις ανά δωμάτιο και πελάτη γίνονται αυτόματα και ο βραδινός ελεγκτής έχει ένα εργαλείο που του δίνει πληθώρα παραμετροποίησης για βέλτιστα αποτελέσματα.
Τέλος, εάν θέλετε να πάτε ένα βήμα παραπέρα τις διαδικασίες και θέλετε να δημιουργήσετε ένα smart hotel management, υπάρχουν και cloud-based συστήματα PMS, με τα οποία, εκτός από την ψηφιακή και άμεση καταγραφή των night audits, θα έχετε και τον πλήρη έλεγχο των reports οποιαδήποτε στιγμή και από οποιοδήποτε μέρος. Όλα τα reports και τα δεδομένα καταγράφονται online στο διαδίκτυο σε περιβάλλον cloud. Με αυτό τον τρόπο, κάθε τμήμα μπορεί να ενημερώνεται άμεσα αλλά και να ενημερώνει σε πραγματικό χρόνο για τα δεδομένα και το λογιστικό υπόλοιπο κάθε πελάτη ή κάθε δωματίου.
Comments