H κατασκευή ενός νέου ξενοδοχειακού καταλύματος αποτελεί μια πρόκληση για όλους τους εμπλεκόμενους και απαιτεί σίγουρα μεγάλη εμπειρία στην οργάνωση και στην εκτέλεση όλου του Project.
Κάθε Ιδιώτης, ο οποίος θέλει να κατασκευάσει ένα νέο ξενοδοχειακό κατάλυμα, μπορεί να μην έχει την απαιτούμενη τεχνογνωσία ή και την κατάλληλη εμπειρία για να διαχειριστεί το Project. Η εκτέλεση ενός τέτοιου task, χωρίς την βοήθεια Ειδικών, εγκυμονεί σοβαρούς κινδύνους για απώλεια χρημάτων, χρόνου και προσωπικής ενέργειας.
Η συμμετοχή Ειδικών με την ταυτόχρονη ύπαρξη κεντρικής διαχείρισης ενός Project, είναι τα εργαλεία τα οποία μπορούν να εξασφαλίσουν στον Ιδιώτη την επιτυχημένη έκβαση του νέου προϊόντος. Όλα τα ανωτέρω, αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα του “Project Management”, το οποίο πρέπει να εφαρμόζεται σε όλα τα έργα, ανεξαρτήτως της κλίμακάς τους, έτσι ώστε να είναι λειτουργικά και να ολοκληρώνονται στην ώρα τους και εντός προϋπολογισμού.
Τα 5 βασικά βήματα του Project Management, τα οποία απαιτούνται για την κατασκευή ενός νέου λειτουργικού καταλύματος.
Σε μια αγορά έντονα ανταγωνιστική, όπου νέα καταλύματα προστίθενται συνεχώς, η συνεργασία με τους κατάλληλους επαγγελματίες είναι αυτή που μπορεί να δημιουργήσει ένα νέο προϊόν, το οποίο θα είναι λειτουργικό και αποδοτικό, έτσι ώστε να τοποθετηθεί με αξιώσεις στην τουριστική αγορά.
Βήμα 1: Μελέτη Σκοπιμότητας, Business Case, Concept
Η σύνταξη της μελέτης σκοπιμότητας αποτελεί το πρώτο βήμα του Project Management. Η μελέτη αυτή όχι μόνο αποκαλύπτει κατά πόσο το νέο κατάλυμα θα αποτελέσει μια βιώσιμη επένδυση για τον Ιδιώτη, αλλά και εξετάζει την ανάγκη της αγοράς, τον ανταγωνισμό, και το ύφος που πρέπει να έχει το κατάλυμα (Concept, Είδος Hotel, Κοινό) ως νέο προϊόν. Είναι σύνηθες φαινόμενο στην αγορά, πολλοί επενδυτές να αποφασίζουν με βάση τα προσωπικά τους κριτήρια, χωρίς να λαμβάνουν υπ’όψιν τις ενδείξεις και τις ανάγκες της αγοράς, με αποτέλεσμα να δημιουργούν ένα μη ανταγωνιστικό προϊόν. Τέλος, μέσα από την μελέτη σκοπιμότητας ορίζεται το απαιτούμενο budget και γίνεται ο υπολογισμός του αναμενόμενου επιπέδου εσόδων καθώς και του ρυθμού απόσβεσης (ROI), ώστε να αποφασιστεί η υλοποίηση ή όχι του Project.
Για ένα επιτυχημένο έργο, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι το πεδίο εφαρμογής του έργου είναι επαρκώς προσδιορισμένο, συμπεριλαμβανομένων των ρόλων και των ευθυνών των διαφόρων μελών της ομάδας του έργου. Αναπτύξτε το σχέδιο και βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι των βασικών στοιχείων είναι σαφείς και καλά οργανωμένοι.
Βήμα 2: Σχεδιασμός & Αδειοδοτήσεις
Αφού αποφασιστεί η υλοποίηση της επένδυσης, το επόμενο βήμα είναι η ολοκλήρωση των απαιτούμενων μελετών και η έκδοση των αντίστοιχων οικοδομικών αδειών. Απαιτείται αποτελεσματικός συντονισμός, ώστε τα τελικά σχέδια εφαρμογής να ενσωματώνουν όλες τις απαιτήσεις από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη και κυρίως αυτές του προσωπικού του ξενοδοχείου, προκειμένου να είναι πιο αποδοτικό. Ένας σχεδιασμός που δεν εμπλέκει τους υπευθύνους λειτουργίας όλων των τμημάτων, κινδυνεύει να δημιουργήσει ένα πολύ όμορφο αλλά μη λειτουργικό για τους εργαζομένους αποτέλεσμα. Στην φάση αυτή ορίζονται, επίσης, το χρονοδιάγραμμα και το cash-flow (χρηματοροή) του έργου, έτσι ώστε να εξασφαλιστεί, ότι δεν θα καθυστερήσει σε καμία φάση από έλλειψη πόρων.
Βήμα 3: Επιλογή Εργολάβου/ων
Μετά από την οριστικοποίηση της μελέτης, τον ορισμό του budget και του χρονοδιαγράμματος, το επόμενο βήμα είναι η επιλογή Εργολάβου/ων και η σύνταξη της σχετικής σύμβασης. Η σωστή επιλογή Εργολάβου ή Εργολάβων αποτελεί έναν από τους κομβικότερους παράγοντες για την εκτέλεση όλου του έργου, καθώς κάθε έργο μπορεί να εκτελεστεί είτε από έναν «συνολικό» Εργολάβο είτε από περισσότερους.
Η επιλογή ενός «συνολικού» Εργολάβου καθιστά τη διαχείριση του έργου ευκολότερη, αφού απαιτεί συντονισμό ενός μόνο μέρους, ωστόσο δημιουργεί συνθήκες μονοπωλίου, οι οποίες μπορούν να οδηγήσουν σε σχετικά αυξημένο κόστος κατασκευής. Η επιλογή μεμονωμένων εργολάβων δίνει πληθώρα επιλογών και τη δυνατότητα πιθανής μείωσης κόστους, ωστόσο δημιουργεί τις κατάλληλες συνθήκες για μελλοντικές καθυστερήσεις κατά τη διάρκεια της κατασκευής καθώς και για μετακύλιση ευθυνών μεταξύ των εργολάβων. Συνεπώς, η διαχείριση του έργου καθίσταται περισσότερο απαιτητική, καθώς απαραίτητος κρίνεται πλέον ο συντονισμός όλων των εμπλεκόμενων μερών.
Κάθε ιδιώτης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει τη λύση που του ταιριάζει, γνωρίζοντας οτι, είτε στην πρώτη είτε στη δεύτερη περίπτωση, η επιλογή των Εργολάβων δεν γίνεται με μοναδικό κριτήριο την τιμή.
Πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στα έργα τα οποία έχει εκτελέσει ο εκάστοτε εργολάβος στο παρελθόν, καθώς είναι πολύ σημαντικό να έχει ολοκληρώσει παρόμοια projects, εντός χρονοδιαγράμματος, προϋπολογισμού και επιθυμητών ορίων ποιότητας κατασκευής.
Βήμα 4: Κατασκευή και Ποιοτικός Έλεγχος
Μετά από την επιλογή των Εργολάβων και την υπογραφή των σχετικών συμβάσεων, το επόμενο βήμα είναι η έναρξη του Έργου. Κύριο μέλημα στην φάση της κατασκευής είναι η αυστηρή τήρηση του χρονοδιαγράμματος και του budget. Οποιαδήποτε απόκλιση από τον σχεδιασμό θα πρέπει άμεσα να αναφέρεται και να λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα, όπως αυτά ορίζονται στην σύμβαση, ώστε το έργο να επανέλθει στην κανονικότητα. Η διαδικασία των «change request» θα πρέπει να τηρείται σχολαστικά από το Management Team, έτσι ώστε να αποφεύγονται πιθανά «claims» από την πλευρά του Εργολάβου.
Κατά την διάρκεια της κατασκευής εκτελούνται τόσο τακτικές επιθεωρήσεις όσο και σύμφωνα με τις ανάγκες του Έργου, προκειμένου να διαπιστώνεται ότι τηρούνται όλες οι ποιοτικές απαιτήσεις αλλά και να δίνονται οι απαραίτητες κατευθύνσεις, όπου απαιτούνται αλλαγές στον σχεδιασμό. Παράλληλα, προτείνεται να συντάσσονται progress reports, προς ενημέρωση όλων των εμπλεκόμενων μερών.
Βήμα 5: Παραλαβή και Κλείσιμο Έργου
Το τελευταίο βήμα το οποίο είναι απαραίτητο για το κλείσιμο του Έργου, μετά την ολοκλήρωση της κατασκευής, είναι η σύνταξη του Φακέλου Έργου, o οποίος θα περιλαμβάνει όλη την απαραίτητη πληροφόρηση σχετικά με την κατασκευή, το σύνολο των τεχνικών προδιαγραφών καθώς και εκείνα τα manual εξοπλισμού, που πρέπει να παραδοθούν στον ιδιοκτήτη.
Ολοκληρώνοντας την κατασκευή, ξεκινά η επίπλωση όλων των τμημάτων του ξενοδοχείου (δωμάτια, lobby, κουζίνα, reception, IT κ.λπ.) με όλο τον απαιτούμενο εξοπλισμό. Σε αυτό το χρονικό σημείο θα πρέπει να δοθεί ο απαραίτητος χρόνος στο προσωπικό, προκειμένου να εξοικειωθεί με το κατάλυμα πριν την έναρξη λειτουργίας του. Μια πολύ καλή τακτική είναι αυτή του soft opening. Αυτό σημαίνει πως το κατάλυμα ξεκινάει τη λειτουργία του με ελεγχόμενους επισκέπτες, ενώ παράλληλα δίνεται η ευκαιρία στο προσωπικό να εγκλιματιστεί ομαλά και να διαπιστώσει κατασκευαστικές ατέλειες ή λειτουργικά σφάλματα των συστημάτων, τα οποία δεν μπορούσαν να διαπιστωθούν κατά την κατασκευή.
Στην φάση αυτή δημιουργείται και το απαραίτητο για κάθε κατάλυμα, πλάνο συντήρησης, το οποίο θα το διατηρήσει λειτουργικό και ελκυστικό τόσο για τους πελάτες όσο και για το προσωπικό, τα επόμενα έτη. Για τον λόγο αυτό, είναι πολύ σημαντικό να έχει προδιαγραφεί ένα καλά οργανωμένο πλάνο συντήρησης, με σκοπό την ακόμη καλύτερη αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων στο μέλλον.
Επίλογος
Από τα ανωτέρω γίνεται αντιληπτό, πως η συμβολή ενός Project Manager, ο οποίος μπορεί να τηρήσει και να εκτελέσει όλα τα προαναφερθέντα βήματα, είναι ιδιαίτερα βοηθητική, προκειμένου να παραδοθεί στον Επενδυτή ένα επιτυχημένο Project. Σε κάθε άλλη περίπτωση, είναι σχεδόν σίγουρο, πως το αποτέλεσμα δεν θα είναι το επιθυμητό. Aυτό σχεδόν πάντα μεταφράζεται σε απώλεια χρημάτων, προσωπικής ενέργειας ή/και χρόνου, τα οποία θα μπορούσαν να επενδυθούν σε πιο αποδοτικούς τομείς.
Comments